Overleg en communicatie

Kloet Onderhoud is een bedrijf van doeners. Maar ook een bedrijf waarbinnen open en transparante communicatie actief wordt gestimuleerd. Ook in 2010 was goede interne communicatie weer een van de speerpunten van ons beleid. Dit werd onder andere vertaald naar de volgende contactmomenten.

Bijeenkomsten met leidinggevenden

In 2010 werd maandelijks vergaderd met leidinggevenden. Op de agenda waren vaste onderwerpen opgenomen, zoals bespreking van de ontvangen meldingen, VGM aspecten en de actiepuntenlijst. Op deze wijze is geborgd dat tijdig bijgestuurd wordt en meldingen, indien nodig, snel en slagvaardig worden afgehandeld.

Praktijkoverleg

In 2010 heeft elk half jaar een praktijkoverleg plaatsgevonden. Binnen dit overleg tussen directie, projectleiders en voorlieden ligt een duidelijk accent op de uitwisseling van vakkennis en het verbeteren van de onderlinge communicatie en efficiency. Zo kunnen faalkosten verder worden teruggedrongen, worden kennis en kunde vergroot en worden werkzaamheden beter op elkaar afgestemd. Het structureel delen van kennis en ervaringen zorgt ervoor dat best practices snel binnen het bedrijf worden uitgewisseld en verankerd. Bovendien biedt dit overleg leidinggevenden een klankbord bij hun streven naar continue verbetering van het bedrijf.

Personeelsbijeenkomsten

Twee keer per jaar vindt een personeelsbijeenkomst plaats. Tijdens deze bijeenkomsten worden de waarden van de organisatie besproken en veiligheidsresultaten geanalyseerd. In 2010 werd nadrukkelijk op de kernwaarden van de organisatie ingezoomd. Wat maakt Kloet tot zo’n succesvolle organisatie? En waarin onderscheiden we ons van collega’s? In workshops werd gewerkt aan de adoptie van deze waarden binnen de eigen werkomgeving. Tijdens de traditionele eindejaarafsluiting is de ‘bijna ongevallen melder van het jaar’ bekend gemaakt. Ook zijn nieuwe ‘doorwerkjassen’ geïntroduceerd en uitgedeeld. Deze jassen zijn gekozen omdat ze vier seizoenen gedragen kunnen worden en de veiligheid verhogen dankzij de strakke pasvorm.

Interne nieuwsbrief

Wat speelt er binnen het bedrijf? Interne nieuwsbrief ‘De Opsteker’ geeft maandelijks het antwoord. In deze nieuwsbrief wordt stilgestaan bij KAM-ontwikkelingen, bijvoorbeeld in de rubriek ‘melding van de maand’ en door informatie over nieuwe en/of verbeterde werkmethoden en producten te verstrekken. Maar ook veranderende wet- en regelgeving die impact heeft op onze activiteiten en personele onderwerpen – denk aan verjaardagen, geboorten en ziekmeldingen – worden belicht.

Terugkoppeling naar medewerkers

Alle meldingen worden tijdens de maandelijkse veiligheidspraatjes (‘toolboxmeetings’) teruggekoppeld naar de medewerkers. De melding van de maand krijgt speciale aandacht in onze maandelijkse nieuwsbrief ‘De Opsteker’. Daarnaast ontvangen medewerkers een samenvatting van de meldingen die onderling wordt besproken, zodat iedereen weet welke zaken extra aandacht behoeven. Deze samenvatting omvat een omschrijving van de melding, de oorzaak, de genomen of te nemen maatregelen en (indien van toepassing) aanvullende aanwijzingen voor de leidinggevenden. De medewerkers hebben ook allemaal het Veiligheid, Gezondheid, Milieu en Kwaliteit rapport 2009 ontvangen.

Gezondheidszorg

Als familiebedrijf met een ruim 90-jarige historie, hechten wij veel waarde aan het creëren en in stand houden van een prettige werkomgeving die al onze medewerkers de ruimte biedt om zich te verbreden en te verdiepen. Voor Kloet zijn medewerkers letterlijk het grootste bedrijfskapitaal, want al onze projecten worden door mensen uitgevoerd. Die gedachte is vertaald naar het ‘officiële’ bedrijfsmotto: ‘goed onderhoud is mensenwerk’.

Ons beleid op het gebied van ziek zijn en weer beter worden, is sterk mensgericht. Het bieden van de juiste ondersteuning aan medewerkers die ziek zijn of te kampen hebben met persoonlijke problemen, staat dan ook hoog op de agenda. In 2010 zijn er grote wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de gezondheidszorg van medewerkers. De reden voor deze heroriëntatie was het hoge ziekteverzuim, vooral een gevolg van een aantal langdurige ziektegevallen, van de afgelopen jaren. Kloet heeft, in nauwe samenwerking met arbodienst Fura, een drietrapsraket geïntroduceerd om het ziekteverzuimpercentage terug te dringen en de (interne) tijdsinvestering die met de begeleiding gepaard gaat te minimaliseren. Dit plan omvat:

1. Snellere actie bij kortverzuim. De verpleegkundige bezoekt zieke medewerkers thuis, indien mogelijk meteen op de dag van de ziekmelding. De verpleegkundige onderzoekt bovendien welke (alternatieve) werkzaamheden de medewerker kan uitvoeren.

2. Consequente begeleiding van langdurig zieken. Met langdurig zieken wordt, in samenspraak met de betreffende medewerker en de directie, een plan van aanpak opgesteld. De arts monitort de ontwikkelingen nauwgezet. Daarbij wordt de administratieve afhandeling richting o.a. het UWV door Fura begeleid.

3. Maatschappelijke zorg. Langdurig zieken en medewerkers die onverhoopt tegen psychische, maatschappelijke en/of problemen in de thuissituatie oplopen, worden door een bedrijfsmaatschappelijk werker die bij Kloet op de loonlijst staat, begeleid en ondersteund, zodat zij de weg naar de juiste zorg- en/of onderwijsinstellingen makkelijker kunnen vinden. Deze vorm van actieve begeleiding heeft een groot preventief effect en dient niet alleen het bedrijfsbelang, maar draagt ook bij aan het creëren van een stevig sociale vangnet voor medewerkers én onderaannemers.

Deze verscherpte aanpak is vooralsnog succesvol.

Vermeldenswaard is dat de externe audit van ons Arbozorgsysteem bijzonder positief uitpakte. De certificerende instantie, Bureau Veritas, heeft een goede indruk gekregen van de invulling en het functioneren van het zorgsysteem. Naast een enkele kleine opmerking c.q. aanbeveling, werden er geen zaken gesignaleerd die extra (directe en/of structurele) aandacht behoefden. Verdere optimalisatie van de interne organisatie blijft uiteraard een constant aandachtspunt.